起業家が社員を雇う前にやっておきたいオフィスの環境整備

起業をして事業が軌道に乗り始めると、自分1人では手が回らなくなり、社員を雇い始めることになると思います。

社員を雇い始める前に、オフィスの環境整備でやっておいたほうが良いことを、私の経験も踏まえて、3点ご紹介していきたいと思います。

データや書類の整理をしましょう

第1は、ファイルやパソコンのデータなどの整理です。

自分1人のときは、自分が分かれば問題ないので、デスクトップ上にファイルが保存されていたり、自分だけしか分からない方法で書類がファイリングされていたりする方も少なくないのではないでしょうか。

その状態のまま社員に仕事を任せようとすると、「あれはどのフォルダに保存されていますか？」「あの書類はどのファイルに挟んでありますか？」といったように、社員から次々と質問をされ、せっかく人を雇ったのに、落ち着いて自分の仕事をすることができません。質問する社員のほうも、だんだんしんどくなってしまいます。

ですから、社員が入社したら、ある程度まとまった形で仕事を引き継げるよう、あらかじめ社内サーバーやクラウド上にあるフォルダを整理し、紙の書類はファイルに背表紙をつけたり仕切りのインデックスを入れたりして、「見える化」をしておきたいものです。

仕事のフローをつくりましょう

第2は、大雑把でもよいので社員に任せる仕事のフローを整備しておくことです。

フローとは、紙に書いた手順書もそうですが、それに限らず、仕事を回すための「仕組み」や「ルール」という、もう少し広いイメージでとらえて下さい。

たとえば、私の事務所では、お客様から仕事の依頼を受けたら、案件ごとに受付票を作成し、受付票と関連する書類を入れたクリアフォルダを作って、所定のボックスに入れると仕事が流れるような仕組みになっています。進行中の仕事も、一定の方法で進捗が管理できるような社内インフラが整備されています。

自分1人で仕事をしているときには、自分のペースで思いつくままに仕事をしていても差し支えありませんが、仕事を社員に任せる場合には、「とりあえずよろしく」と丸投げしても仕事は進みませんし、逆に１から10までつきっきりでは起業家本人の仕事が進まなくなってしまいます。

ですから、社員を迎えるまでに、自分がこれまでやってきた仕事をフローに落とし込み、「フローを見て分からないことが出てきたら聞いてね」という形で仕事を渡すのがお互いにとってスムーズだと思います。

清潔で公私混同のないオフィスにしましょう

第3は、全般的なオフィスの環境整備です。

私自身も整理整頓は得意なほうではないので、あまり偉そうなことは言えませんが、気持ち良く働けるオフィス環境を作った上で社員を迎え入れたいものです。

起業家1人で仕事をしていると、どうしても公私混同になってしまいがちですが、社員が入ったらオフィスは「プライベート」な空間ではく「パブリック」な空間になるのだということを意識しましょう。

具体的には、次のような観点がチェックポイントだと思います。

☑入口や下駄箱に自分の靴がいくつも散乱していないか

☑本棚には仕事に関係のない本が入っていないか

☑デスクや棚の上などに明らかに私物といえるものが置かれていないか

☑ゴミは溜まっていないか

☑トイレや洗面台など水回りは清潔か

☑床に埃がたまっていないか

☑照明は必要な明るさがあるか

☑玄関やオフィス内に変な臭いがしていないか（きつすぎる芳香剤などもNG）

☑社員の荷物置きや昼食場所は確保されているか

最低限、こういったところに気を付けて、社員から「こんな汚い場所では働きたくないな」と思われないようにしましょう。