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弊社は西新宿にある行政書士法人で、行政書士2名とアシスタント3名の計5名で主に外国人のビザ申請支援を行っています。このほかにも、補助金申請や建設業許可、旅行業許可の申請支援といった業務も手掛けています。

このたび、事業拡大を行うにあたって行政書士アシスタントの採用を行います！アシスタント業務は「事務職」ではありますが、具体的に何をするのかイメージが湧きづらいかと思いますので、本記事で簡単に説明します！

行政書士アシスタントが担当する業務

ビザ申請支援

ビザ申請支援業務は、行政書士法人バタフライエフェクトの業務の中で最も大きな割合を占める業務です。 日本で生活している外国人は必ず持っている「在留資格(=俗にいう「ビザ」と同義です)」の申請に関連する業務です。 外国人は「在留資格」がないと日本に住むことができないため、外国人にとってこの申請は非常に重要です。ただ、外国人ひとりで申請を全部を行うのは難しいくらいルールが複雑な場合がほとんどなので、ビザの専門家である私たち行政書士法人が申請支援を行っています。在留資格は多くの種類がありますが、行政書士法人バタフライエフェクトが手掛けているのは外国人が日本で働くことを目的としたビザの申請支援がほとんどです。

①外国人とのやり取り

Chatアプリやメールを用いて申請を行う外国人と連絡を取り、ビザ申請に必要な書類の回収や申請にあたっての質問を行います。また、ビザ受け取りの案内も行います。 外国人と直接コミュニケーションを行う業務ではありますが、前述の通り日本で働くための就労ビザ取得をメインに行っていることもあり、日本語で問題なくやり取りできる方がほとんどです。中には英語でのやり取りを求められることがありますが、語学のスキルに自信がなくても他のメンバーがサポートするのでご安心ください。 もちろん、語学スキルのある方は積極的にそのスキルを活かして活躍できます！

②入管への書類の提出準備

回収した書類をもとにやり取りをした外国人の情報を整理しながら、担当の行政書士の先生と一緒に入管に提出する書類の作成準備を行います。 時に英語で書かれた書類を読むこともありますので、語学スキルを持っている方はここでも活かすことができます。 準備が終わったら、入管に提出する書類の不足がないことを確認し、行政書士の先生や外国人本人にチェックが終わった書類を入管に提出するよう依頼します。

③外国人からの個別相談

ビザ申請支援がすべて終わった後も、外国人から相談を受けることがあります。よくあるのが、日本にずっと住み続ける永住権の申請についての相談や、外国に住んでいる家族の呼び寄せです。まず、外国人の相談内容のヒアリングをしっかり行い、その内容を踏まえて行政書士の先生と相談しながら、必要に応じてビザ申請支援を行います。

その他の業務

ここからは、それぞれの適性や経験、キャリアプランなどを考慮した上で入社後に担当する可能性がある業務を紹介します。

①記事の執筆・監修

弊社では「ビザサプリジャーナル」「起業サプリジャーナル」というオウンドメディアを運営しており、ビザやビザ以外の行政書士業務に関する知識、海外に関する豆知識など、アシスタント自身が興味を持った内容を調べて記事を執筆、アップしています。また、ビザや外国人採用に関する知識を活かした記事監修も行っています。

②一般事務

契約書や見積書の作成・送付、インタビュー記事のアップ、備品の補充、請求書の作成、小口現金の管理、外注先とのやりとり、郵便の受信・発信といった、一般事務の業務を行うこともあります。 電話の取次ぎや来客へのお茶出しといった業務は一切ありません。

③問い合わせの対応

ビザ申請支援をメインに行っているため、外国人個人や外国人を雇用している会社など様々な問い合わせが入ります。電話やメールでのヒアリングを通じて行政書士の先生と相談しながら、適切な在留資格や報酬額の提案を行います。

④補助金申請支援

問い合わせを受け、お客様の状況をヒアリングした上で補助金の種類の提案を行います。 時には担当の行政書士の先生とミーティングに出席し、補助金申請を希望するお客様の状況を伺いながら申請内容の提案を行います。

さいごに

行政書士法人バタフライエフェクトでのアシスタント業務、どんなことをするのか伝わったでしょうか？いずれの業務も先輩アシスタントが業務に慣れるまでちゃんと教えるので、未経験者でも安心して業務を行うことができます。今在籍しているアシスタントは、全員未経験で入社しています。

募集要件など、その他詳しい条件は以下のURLよりご確認ください。
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求人サイトにも掲載していますが、こちらから直接の応募でも構いません。
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