小さな会社だと、メンバー一丸となって案件を進めることも多いでしょう。
ただ、メンバーが10名を超えてくると、だれが何やってどの案件で、何が起こって、とすべてを把握するのが難しくなります。案件ごとの損益もつかみづらくなり、そろそろエクセルでは限界ってことになってくるはずです。そうした時こそ、しっかりとプロジェクト管理をシステムで実施した方がいいですね。
プロジェクト管理の目的
プロジェクト管理の目的として、以下の6つが挙げられます。
- プロジェクト（案件）ごとの損益把握
- プロジェクトごとの重要度・優先度の把握
- プロジェクトごとのメンバーの配置
- プロジェクトごとの進捗確認
- プロジェクト内のコミュニケーション活性化
- プロジェクト・メンバーごとのタスク管理
では、1つずつ検証してみましょう。
1.プロジェクト（案件）ごとの損益把握
１つの案件の中で段階的に売り上げが発生する場合もありますので、案件単位できちんと収益の把握をする必要があります。できれば、販売管理と連動した仕組みの中で自動的に案件単位の収益が計算されるのが望ましいです。
さらに、コスト面の把握も必要です。外注費やもろもろの経費だけでなく、人件費の正確な把握も必要です。
特に人件費は難しく、１日の中でもその案件に従事した時間分だけが、そのプロジェクトのコストとして把握されるべきです。このため、メンバーひとりひとりに日報をつけてもらい、時間単位で何をしたのかを記録してもらう必要があります。これとプロジェクト管理が連動して、コスト計算がされることが理想です。
このようにして集計された収益とコストから利益を算出して、案件ごとの損益を正確に把握することが重要です。
2.プロジェクトごとの重要度・優先度の把握
プロジェクト損益がわかれば重要度や優先度の基準になります。さらに、納期や顧客との関係、案件内容と将来の会社の方向性との兼ね合いなどから重要度・優先度を明確にしておきます。
3.プロジェクトごとのメンバーの配置
プロジェクトの重要度や損益状況などから柔軟にメンバーを配置します。プロジェクトの進捗によって、配置を見直すことも重要です。
メンバーごとのキャリアプランなども考慮して配置を計画できるとベターです。
4.プロジェクトごとの進捗確認
計画と実績をしっかり管理したいです。できれば、プロジェクト内のタスクレベルに落とし込んだ状態で、各タスクを細かく進捗管理できることが理想です。
5.プロジェクト内のコミュニケーション活性化
案件ごとにチャットグループが設定できて、チャットでやりとりできることが理想です。特に若い世代の人がメンバーにいる場合は、チャットの方が馴染み深く、積極的なコミュニケーションが期待できるでしょう。
6.プロジェクト・メンバーごとのタスク管理
詳細なタスク管理ができると、進捗管理の精度もあがります。メンバーの要員計画の根拠にもなるでしょう。
まとめ
プロジェクト管理は、会社の事業を確実に成功に導くために必要不可欠です。プロジェクト管理でオススメのシステムをお伝えしておきますので参考にしてください。
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※カッコ内のコメントは起業サプリジャーナル編集部による。
