社員数が増えてくると、それぞれの社員が立替払いなどしている交通費・消耗品費・交際費などの経費申請がエクセルでは限界を迎えてきます。紙ベースで申請管理をしている状況の会社さんも多いはずです。
しかし、紙ベースですと、あとあと手間がかかってかなりやっかいですし、経営の目線から見ても販管費部分がリアルタイムにコスト把握できないのは危険です。
じゃあどうやって管理すべきかという点について今回はお伝えします。

コストの位置づけ

経費系の費用は財務会計上、基本的には販売費及び一般管理費（販管費）に積みあがっていきます。この販管費部分は、損益把握のために非常に重要な位置づけになるのです。

損益計算書は上記のようになります。売上総利益とはモノの売り買いの純利益分であり、営業利益は経費も含めた本業での利益、経常利益は本業以外の活動も含めた利益です。
このうち、重要なのは営業利益であり、金融機関なども営業利益を重要視します。

販管費が大きく膨らむと営業利益を逼迫させてしまうので、本業での収支が悪く見えてしまいます。これは、企業評価を下げる大きな要素となりえますので、軽視されがちな経費部分をしっかり管理して、適正な金額にしておくことが必要です。

経費は交通費だけでない

では、どのように経費管理すればいいのかというお話をします。キーワードは「一元管理」です。どういうことかと言いますと・・・。

例えば、交通費ってどうやって申請管理してますか？交通費は交通費だけで従業員に申請してもらって、あとで決済してませんか？その際に、１か月分の交通費を入力するエクセルシートなどを用意している状態のはずです。
交通費としてだけ見ればそれはわかりやすいのですが、経費は交通費だけではないのです。理想は、経費全体をまとめて申請するようなメニューを用意して、交通費も会議費も通信費も消耗品費も１つのメニューから一緒に入力してもらうことです。
そうすると、経費項目ごとにバラバラの管理にならないため集計も楽で、経費全体でリアルタイムにいくら発生しているかなど、総額での把握も容易ですし、もちろん詳細にも把握できます。

申請方法は何がいい？

経費申請の絶対的オススメは、クラウドです。エクセルに記入してメールで送る、などということは止めましょう。
WEBから入力してもらうようにすれば、エクセルの入っていないスマホからいつでもどこでも入力可能です。申請が楽になると、従業員の申請漏れ（怠慢）や遅れの防止にもつながります。
しかも、リアルタイムにシステム反映されますので、管理のための集計作業は不要です。システムによっては、会計仕訳が自動で完成しますので、経理業務も楽になります。

まとめ

経費管理は、会社業務を円滑に効率よく行うために必要不可欠です。最後に経費管理でオススメのシステムをお伝えしておきますので参考にしてください。

「Dr.経費申請」
領収書をスマートフォンで撮影するだけ。面倒な入力・データ化は、熟練のオペレーターが代行します。
これにより入力にかかる手間が大幅に削減でき、入力ミスも防ぐことができます。（サイト内紹介文引用）

「ジョブカン」
PC・スマホからいつでもどこでも申請・承認できるクラウド型経費精算システム。導入実績は3000社以上とのこと。

「FVCプランナー」
クラウド型システムなので、経費を使ったお店でそのままスマートフォンから入力が可能で効率的。
経費として申請された項目は、そのまま会計データとして登録されるため、 販売費及び一般管理費として経費が会計転記されるシステムになっている。