スタートアップ期に意識がいくのは、やはり売上アップですよね。受注を獲得したい、そのためにどうやって営業活動するのか、ということに目がいきます。
例えば実際にがんばって営業活動した結果、見積を求められたとしたらどうしますか？受注が確定した後に受注確認を書面でやりとりしたいとか、納品書のやりとりとか。最終的にお金を請求する方法やタイミングなど、細かい業務フローって意外とわからなくなるものです。
スタートアップ期にこそ、最初の段階から業務フローとしてのルール作りをしておいて、トラブルや担当者の混乱を避ける取り組みが大事です。本記事ではその業務フローの知識（主にはBtoB取引）をご紹介します。

基本的な業務フロー

BtoB（企業対企業）の基本的な業務フローは以下のようになります。

見積・引合→受注or失注＋契約締結→出荷指示(製造指示)→納品＋納品書発行→請求→入金確認

BtoBだと、ステップが長いですよね。しかしこのすべて（今どの段階にいるのか）はしっかり明確に管理した方がいいです。
この点、ＩＴシステムを導入しておけば、一般的なフローについて正しい流れでカバーできます。自力管理するよりもちょっとだけ投資してＩＴシステムを導入しておいた方が安心だといえます。契約締結の文章や請求書などの発行機能も付いていますので、わざわざエクセルなどで手作りしなくて済むというメリットもあります。

私個人のオススメのＩＴシステムをご紹介しておきます。
・FVCプランナー・・・月額２万円で見積から請求・入金確認までや購買・仕入・経費精算まで管理可能。
・ツバイソ・・・販売・購買など幅広く管理可能。

それぞれの工程における留意点

全体の流れ

ここでの留意点は、金額を必ず一致させた状態で管理すること。このルールは絶対です。例えば、見積時の金額と請求金額が違うのはＮＧです。当たり前だろうと思うかもしれませんが、見積書の提出後に値引を求められるケースがあり、そのまま値引き後の金額の状態で請求してしまうと、見積と請求がズレますよね。こういった際に、あらかじめ再度見積を提出してから、請求までのフローに乗せるという取り組みが必要になります。後々のトラブル防止のためにもこのルールは徹底しましょう。

出庫・納品時

現時点での日本の会計ルールでは、出庫日が会計上の売上計上日となっています。そのため、商品を倉庫から出庫した日は必ず記録しておくようにしましょう。

請求時

請求書を発行するタイミングは得意先によって異なります。契約を結ぶときに得意先担当者に確認しましょう。
まず確認するのが、「都度請求」か「まとめ請求」か、ということです。日本独特の商慣行なのですが、月の取引が２回、３回とあった場合は、その２回、３回分の取引をまとめて１回で請求するという「まとめ請求」という概念があります。「まとめ請求」の場合は、月末締めなのか、25日締めなのか、いつからいつまでをまとめ請求の対象にするかを確認する必要があります。
基本的には締日が到来した翌日から翌々日には請求書を作成して得意先宛に発行します。
発行する際にも、いつまでに入金いただけるのかという入金リードタイムの取り決めもしておかないといけません。これは業種・業態などで違いがあります。
製造業などではリードタイムが長いケースが多く、３か月後の○○日払ということもあります。サービス業やＩＴ業界などでは翌月の月末など短いケースが多いです。これも得意先に事前に確認して取り決めをしておきましょう。あまりに長い場合は、資金繰りが苦しくなりますので、交渉の余地があれば交渉しましょう。

おわりに

まずは、業務フローの構築と、ルール化。得意先への確認の徹底をしながら、スムーズな取引ができるように実施してみてください。