組織体制の変革と業務の関係
4月は多くの企業が新しい事業年度を迎える月です。
国税局の統計から、日本では3月を決算月にしている企業が最も多いことが確認できます。したがって、新しい事業年度を迎える4月に自社の組織体制を変革する企業も少なくありません。
組織体制を変革すると、新しい昇格者の誕生や人事異動などによって人心が一新されることから、多くの人たちの意欲が向上します。
もっとも、こうしたプラスの影響がある一方で、組織体制の変革に伴う指示命令系統の変更などが混乱の原因になりがちです。
また、組織体制の変革が、対象顧客や取り扱う商品やサービスの変更に結びつくことがあります。
その場合には、顧客に対する営業活動の変更が発生します。したがって、早急に変更後の営業活動を進めるための業務フローを確立することが必要です。
対象顧客や取り扱う商品やサービスに変更が無い場合は、変革前と同じように営業活動を進めることが期待されます。
いずれにせよ組織体制の変革が、顧客に対する営業活動にマイナスの影響を及ぼさないように、業務の品質を維持することが必要になります。
業務マニュアルとPDCAサイクル
業務の品質を維持する、あるいはさらに品質を向上させる上で、業務マニュアルは大きな役割を果たします。
組織体制の変革に伴い、業務を担当するメンバーが交代する場合、業務の引き継ぎを行うことが必要です。
業務マニュアルが整備させていれば、円滑に引き継ぎを行うことができます。新しい担当者が引き継いだ業務に習熟する過程で、業務マニュアルは手引きとして活用されます。
組織体制の変革によって新しい業務が発生する場合は、業務の手順やルールを明確にすることが必要です。定められた手順やルールの手引きとして、早い時期に業務マニュアルを作成することが期待されます。
なぜならば、業務マニュアルを活用することで担当業務に早く慣れることができますし、時間や気持ちの余裕につながるからです。この余裕は担当業務の実績を振り返ること、改善する意欲を持つことに結びつきます。
そして、業務改善の実績が業務マニュアルに新たに書き加えられることで、マニュアルの品質が高まります。つまり業務マニュアルは、担当業務におけるPDCA（計画、実行、確認、対策）のサイクルを回すためことに役立つのです。
業務マニュアル作成と活用のポイント
業務のPDCAサイクルを回すためには、業務マニュアルの作成と活用において、3つの重要なポイントがあります。
ポイントの1つ目は、業務フローを明確にすることです。
ほとんどの業務は1人の担当者だけで自己完結することができません。周囲のメンバーや関連部署との協力関係があってこそ、業務を仕上げることができます。
例えば新しい人材を中途採用する場合、募集広告の準備、応募書類の審査、面接実施など複数のメンバーが協力しあって、業務が進められるはずです。こうした協力関係、具体的には自ら関与している仕事と、その前後の仕事との関係を明瞭にするために、業務フローを明確にすることが必要です。
2つ目は、マニュアルの活用場面を明確にすることです。
担当業務の引き継ぎ、職場でのミーティングや勉強会など、活用場面を具体化することで、その場面に参加するメンバーが特定され、わかりやすい表現を使ってマニュアルを作成しやすくなります。わかりやすい表現でマニュアルを作成することが、業務を標準化して、組織の業務ノウハウを蓄積することに結びつきます。
3つ目は、定期的な見直しや更新をルール化することです。
見直しと更新を継続して行うことがPDCAサイクルを回すことに直結します。例えば年に1回、毎年6月にマニュアルを見直すといったルールを決めて実行することは、マニュアルの品質の維持と改善につながります。
既に業務マニュアルを作成している企業の場合は、組織体制の変革をマニュアルの内容を見直す機会にすべきです。一方、まだ業務マニュアルを作成していない企業の場合は、組織体制の変革をマニュアル作成の出発点にすることが期待されます。
