創業したばかりの会社でも、比較的使いやすくて人気がある助成金は、キャリアアップ助成金の正社員化コースです。

しかし、事業主の助成金に対する理解に誤りがあり、「手遅れ」によって申請ができなくなってしまうケースも少なくないので、今回は、どのような場合に「手遅れ」になるのかの典型例を、具体的に３つほど紹介したいと思います。

キャリアアップ計画書を出していない

１つめは、キャリアアップ計画書を出していないまま、正社員転換をしてしまったというパターンです。

インターネット上にもキャリアアップ助成金に関する情報はあふれていますので、多くの事業主さんが「社員を有期契約で採用して、6カ月経過後に正社員転換すれば助成金がもらえる」ということは、何となく知っています。

しかし、正社員に転換する前に、所轄の労働局に「キャリアアップ計画書」という、キャリアアップ助成金に取り組むための計画書を、あらかじめ提出しておく必要があるのです。この計画書が提出されるまえに行われた正社員転換は、一切、キャリアアップ助成金の対象にはなりません。

新規のお問い合わせがあるお客様で、「採用した従業員を正社員に転換したので、キャリアアップ助成金の申請代行をしてほしい」というご依頼はしばしばあるのですが、キャリアアップ計画書を出していなかったため、申請を断念しなければならなかった事例は、少なからず発生しています。

就業規則を作成していないか、内容に矛盾がある

2つ目は、就業規則を作成していないか、作成していたとしても実態に対して矛盾があるというパターンです。

キャリアアップ助成金の正社員転換は、就業規則等で定められたルールに基づいて転換することが必須ですから、就業規則が作成されていなかったり、作成したのが正社員転換日よりも後だったら、助成金の支給対象外になってしまいます。

また、就業規則が作成されていたとしても、ネットに落ちているひな形を拾ってきたり、誰かから聞いた内容を真似たものでは、実態と矛盾をしていて、審査で不支給になる可能性があります。

たとえば、正社員への転換日を「毎月1日」と定めているのに1日以外の日付で転換されていたり、正社員への登用試験を「面接試験と実技試験による」と定めているのに実技試験を行っていなかったような場合が問題になります。

また、賃金規程で「家族手当は正社員に対して支払う」と定めているにもかかわらず、正社員転換前から家族手当が支払われていたというような場合は、「既に正社員としての待遇を転換前から受けていたので、最初から実態は正社員採用では？」と労働局から指摘を受け、申立書の提出を求められたり、場合によって不支給の決定が出されることもあります。

ですから、キャリアアップ助成金に取り組む場合、就業規則はネットに落ちているひな形を拾ってくるのは危険で、自社の実態と矛盾がないように作りこむことが必要です。

出勤簿や賃金台帳を作成していない

3つ目は、出勤簿や賃金台帳などの、法定帳簿をきちんと作成していないというパターンです。

極端な例になると、新規の問い合わせで「来月からキャリアアップ助成金を申請できるので、申請代行をしてほしい」という依頼があったので話を聞いてみると、確かに入社して1年近くになっているものの、手書きの給与明細があるくらいで、出勤簿も賃金台帳も作成していなかったというようなことが判明することもあります。

キャリアアップ助成金の審査では、正社員転換日の前後6ヶ月の出勤簿や賃金台帳等を提出する必要がありますので、これらの書類がそろっていなければ、助成金の申請をすることはできません。

ですから、キャリアアップ助成金を申請したいと考えたら、入社日からきちんと、出勤簿や賃金台帳、そして雇用契約書などを整備しておく必要があるのです。申請直前になってから何とかしようとしても手遅れです。

まとめ

このように、キャリアアップ助成金の申請は、助成金の申請直前のタイミングになってからでは、既に手遅れになっていることがたくさんあります。

助成金の対象となる社員を雇用したその日から、申請に向けての準備は始まっているのだということを自覚して頂き、不安があるようでしたら、助成金に詳しい社会保険労務士と顧問契約を結んで、二人三脚で助成金申請に向けての準備を進めていくことが望ましいと言えるでしょう。