厚生労働省は2019年4月から、労働条件通知書を電子メールなどで送信して労働者に交付することを決めました。本稿では、これまでの規制内容と、今回の変化点、そして、メール送信解禁で実務がどのように変わるのかを説明したいと思います。
従来の労働条件通知書に関するルール
労働基準法第15条第1項には次のように定められています。
使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。
使用者は労働契約を締結する際に、主要な労働条件を労働者に明示しなければなりませんが、その明示方法は厚生労働省令に一任されています。
これを受け、厚生労働省が定める労働基準法施行規則の第5条第3項では
法第15条第1項後段の厚生労働省令で定める方法は、労働者に対する前項に規定する事項が明らかとなる書面の交付 とする。
と、労働条件の明示は必ず書面によるものでなければならない旨が定められていました。これが、「労働条件通知書は書面を交付しなければならない」という従来の仕組みの法的根拠です。
メール送信解禁の法改正はどのように行われたか
今回のメール送信解禁は、2019年4月から、上記の労働基準法施行規則第5条が改正されることによって行われます。
改正後の第5条第4項（第5条の他の部分の改正で、従来の第3項は第4項にスライド）は次のような内容になり、「ただし」以下が追記されることになります。
法第15条第1項後段の厚生労働省令で定める方法は、労働者に対する前項に規定する事項が明らかとなる書面の交付とする。ただし、当該労働者が同項に規定する事項が明らかとなる次のいずれかの方法によることを希望した場合には、当該方法とすることができる。
一 ファクシミリを利用してする送信の方法
二 電子メールその他のその受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信の送信の方法 （当該労働者が当該電子メール等の記録を出力することにより書面を作成することができるものに限る。）
メール送信をする場合の注意点
上記のような形でメール送信が解禁されたのですが、注意点が3つあります。
第1は、労働者のメール送信に対する同意が必要ということです。改正後の第4項には「当該労働者が～（中略）希望した場合には」という文言が含まれているためです。
第2は、「受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信の送信の方法」する方法によらなければならないということです。メールは基本的に1対1のコミュニケーションツールですから、メールで労働条件通知書を交付することに問題はありません。しかし、たとえば「うちの会社は労働条件がオープンな社風だから」ということで、仮に本人の同意があったとしても、グループメールで個人の労働条件通知書を送信したり、チャットワークのグループにアップロードすることで通知に変えたりすることは、法違反になってしまうということです。
第3は、「出力することにより書面を作成することができるものに限る」ということです。従来は紙で配布していた労働条件通知書をメールのＰＤＦ添付で送るというような形は全く問題ありません。メール本文に労働条件をベタ打ちする形も許される範囲に含まれるでしょう。ＬＩＮＥやチャットワークのダイレクトメッセージなど、通常は印刷を想定していないＩＴツールで労働条件を通知することは、法的に問題となる可能性がありますので避けたほうが無難です。
実務上、いちばん便利になること
さて、今回のメール送信解禁で最も便利になるのは、クラウド上で雇用契約の締結と労働基準法上の労働条件の通知が完結するようになったことです。
近年、「クラウドサイン」「ドキュサイン」「Agree」「Smart HR」といったクラウド上で電子署名を取り交わすサービスを利用して、雇用契約書を締結する会社が増えていました。しかし、労働基準法施行規則の改正前は、労働条件の通知は書面交付が必須であったため、クラウド上で締結された雇用契約書に全ての労働条件が網羅されていたとしても、改めて紙の労働条件通知書の交付が必要で、実務上のボトルネックになっていました。
今回の労働条件通知書のメール送信解禁の法改正により、クラウド上で雇用契約書を取り交わせば、労働条件通知書の改めての交付は不要となり、実務の効率化を図ることが可能となったのです。
まとめ
近年、電子タイムカード、ＷＥＢ給与明細、社内ＳＮＳなど、人事労務領域のIT化を進めている企業は少なくないと思います。今回の労働条件通知書のメール送信解禁を機に、クラウド契約書締結ソフトなども導入して、バックオフィスのさらなるIT化を進めてみるのはいかがでしょうか。
