新年度が始まり、新入社員を迎えた会社様も少なくないのではないかと思います。

そこで、新入社員に対して労務面で行わなければならないことをチェックリスト的に網羅してみましたので、自社で抜け漏れが無いか確認をしてみて下さい。

社会保険（厚生年金・健康保険）の加入手続

まず遅滞なく行いたいのは、社会保険の加入手続です。試用期間がある場合でも、入社初日から社会保険に加入する義務があります。社会保険の加入手続が遅れると、保険証の発行も遅くなってしまい、新入社員が病院に行くときに困ってしまいますので、可能な限り速やかに社会保険の加入手続を行いましょう。

雇用保険の加入手続

雇用保険の被保険者証は基本的には退職後に失業手当を受け取ったりする場合に使うものなので、実務的な意味で雇用保険の加入手続を急ぐ必要は無いのですが、忘れずに法定の期限である入社翌月１０日までに行うようにして下さい。なお、労災保険に関しましては、会社単位で適用されますので、入社した瞬間に法律上当然に労災保険の適用が受けられることになります。

労働条件通知書または雇用契約書の発行

労働基準法では、賃金、労働時間、休日、休暇など、主たる労働条件を、書面を交付して労働者に説明することを求めています。ですから、新入社員に対しても当然、この労働条件通知書を交付しなければなりません。

なお、労働条件通知書は会社が社員に一方的に交付するものですが、双方が労働条件に合意したことを明確に証拠として残すため、労働条件通知書と同項目の内容を盛り込んだ雇用契約書を書面で作成して、会社と新入社員が署名押印を取り交わすことがより望ましいとされています。

入社時健康診断の実施

労働安全衛生法で、新入社員の入社時には健康診断をしなければならないことになっています。ただし、書類選考時などに新入社員から健康診断書を提出させている場合は、それが入社日から３ヶ月以内に行われたもので、法定の検査項目を満たしているものであれば、入社時の健康診断を省略することは可能です。

安全衛生教育

労働安全衛生法では、新入社員に対して入社時の安全衛生教育を行わなければならないことも定めています。これは、製造業や建設業のように危険度の高い業種だけでなく、全ての業種が対象とされています。

事務職であっても、腰痛や眼精疲労などのリスクはありますし、オフィスの中に危険な場所もあると思います。自社の業務内容に合って安全衛生教育を行ってください。

扶養控除等申告書の記入

給与計算を行うにあたり、額面から源泉所得税が控除されますが、同じ額面であっても、家族構成等によって、控除される源泉所得税の額は変わってきます。ですから、従業員の家族構成や扶養対象者等を把握し、正しい給与計算を行うため、初回の給与支給のタイミングまでに、扶養控除等申告書を必ず記入してもらって回収するようにして下さい。

なお、会社の賃金体系によっては、扶養控除等申告書は、家族手当や住宅手当の算出根拠にもなると思います。

通勤手当の確認

同じく給与計算を行うために必要になることですが、通勤手当の確認も忘れずに行わなければなりません。「１か月定期相当額」、「６か月定期相当額を６等分した額」など、会社によって通勤手当の支払い方は様々だと思いますが、いずれにしても正しく通勤手当を支払うためには、社員の通勤経路の把握が必要になります。

誓約書・身元保証書

法律上必須のものではありませんが、会社のリスク管理という面で、「社員として誠実に勤務すること」や「在職のまま競業を行わないこと」等を定めた『誓約書』、および、社員本人が故意や過失により会社に損害を与えた場合には本人と連帯して損害賠償を行う旨等を定めた『身元保証書』を新入社員に書かせることを求めている会社は、入社前か、入社後速やかにこれらの書類を回収するようにしましょう。

以上が、労務管理面で法的に必要となる新入社員の入社手続き等です。

その他にも、社員証や名刺の準備、パソコンの設定、マナー研修など、会社によって様々な準備を進めていると思いますが、新入社員が安心して、気持ちよく仕事を始められるよう、しっかりと準備をして受け入れていきたいものですね。