「いつも予定通りに作業が進まない…」
「部下にどう作業を渡せば良いかわからない…」
こんな悩みは「作業の細分化」をすることによって解決できます。作業を細分化することで、正確な見積もりを立てると同時に部下に的確な指示を出すことができるようになるのです。
上から降ってくる作業を捌くだけで良い立場ならば作業の細分化はそれほど重要な作業ではありませんが、人へ作業を任せる側の人間にとっては重要なスキルとなります。
当記事では、「誰でもできる最も簡単な作業細分化の方法」を紹介しながら、「作業の細分化の重要性」について考えていきます。
作業の細分化とは
作業の細分化とは、一つの大きな作業を細かく噛み砕いて具体的にしていくことです。
どれほど具体的にしていくかは作業の大きさにもよりますが、できれば分単位〜時単位まで細かくしていくのが望ましい。どこまで噛み砕いていくかは、計画を立てる時間と相談してできる限り落とし込んでいきましょう。
作業細分化のやり方
作業細分化の手順は簡単にまとめると以下のようになります。
①作業を分類する。（分類したものを当ページでは工程と呼ぶこととする）
②各工程の時間を決める。
③各工程の難易度を決める。
④各工程の重要性を決める。
⑤各工程の緊急性を決める。
順番に見ていきましょう。
作業を分類する
例えば、「人形を作る」とする。
「人形を作る」という作業を分類すると、
・頭を作る
・胴体を作る
・右腕を作る
・左腕を作る
・右足を作る
・左足を作る
6つに分類することができます。さらに細分化するならば、「頭を作る」は「目を作る」「髪の毛を作る」「口を作る」…とより細かく分類していくことができます。（今回は簡単な例の説明なので省きます）
エクセルを使って分類していくとわかりやすく整理できますね。
各工程の時間を決める
それぞれ細かく分解した作業にどれほどの時間でできるか予想して時間を付けていきましょう。
例えば、
・頭を作る：2時間
・胴体を作る：15分
・右腕を作る：40分
・左腕を作る：40分
・右足を作る：30分
・左足を作る：30分
というように。（飽くまでも例えなので、数値は仮のものです）
作業の工程は細かく分類すればするほど、より正確な時間の数値を割り出すことが可能です。各時間を割り出せば1人で全作業を担当した場合にどれだけの時間がかかるかがはっきりしますね。例では人形を1個作るのに合計4時間35分かかることになります。
「人形を作るのにどれだけ時間がかかりますか？」と聞かれたときに、作業の細分化せずに答えると何をすれば良いか漠然としていて「4時間くらいかな？」と大雑把に答えてしまうかもしれませんが、細分化した結果は4時間35分。
人形が例だと35分程度のズレは大したことないように思えますが、人形ではなく1年単位でかかるような作業だった場合は、見積もりに2ヵ月近くの差ができてしまうのです。
また、算出した時間は、小さな作業なら1.2倍、大きなプロジェクトなら1.5倍ほど余分に見積もりを出すことをおすすめします。人間、集中力は長く持たず休憩も必要ですし、トイレの時間やトラブル・見積もりの見落としによってどうしても時間が必要になるからです。
各工程の難易度を決める
各工程の難易度を3段階に分けてみましょう。
難易度低：誰にでもできる
難易度中：ある程度経験があればできる
難易度高：専門家でないとできない
例えば、
・頭を作る：難易度高
・胴体を作る：難易度低
・右腕を作る：難易度中
・左腕を作る：難易度中
・右足を作る：難易度中
・左足を作る：難易度中
このようにすれば、難易度低はバイトさんに、難易度中は社員さんに、難易度高は外部の人に発注…といった形で作業の振り分けをすることができます。
スキルのない人でもできる作業が明確になっていれば、小さな時間に手が空いた人間を有効かつ柔軟に割り当てることもできますね。
各工程の重要性と緊急性を決める
重要度と緊急性を決めることによって、どの作業を優先すべきなのかを明確にすることができます。
例えば、
・頭を作る：重要度高、緊急性高
・胴体を作る：重要度高、緊急性低
・右腕を作る：重要度低、緊急性高
・左腕を作る：重要度低、緊急性低
・右足を作る：重要度低、緊急性高
・左足を作る：重要度低、緊急性低
上のように分類できたなら、「頭→右腕・右足or胴体→左腕、左足」の順で作業を進めれば良いことがわかります。誰に何を任せて良いかまで決まっていれば、ゴールまでの道のりが見えてきますね。
まとめ
今回は「人形を作る」作業を例に細分化しましたが、筆者の場合だと普段は「サイト運営の作業」を細分化した上で難易度の低い部分を外注化していたりします。
ゴールまでの道のりが見えていない状態で、行き当たりばったりで仕事を捌いていくだけだと、「作業者」にはなれても「管理者」にはなれません。誰かの上に立つ人間であれば作業を細分化してゴールまでの道のりをできる限り明確にする能力が必要です。
予定通りに作業を進められない人、他人に作業を任せられない人は、まず小さな作業から細分化を練習してみてはいかがでしょうか。
