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ドッグイヤーを駆け抜けるためのタイムマネジメント

公開日:2017.12.18

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既に始まっているドッグイヤー

来年の干支は戌であり、年賀状の絵柄には犬が多く使われています。
戌年をそのまま英訳するとドッグイヤーですが、ドッグイヤーは既に始まっていると考えるべきです。

犬は人間よりも成長が早く、人間にとっての1年365日は犬にとっては7年間に相当するといわれています。技術革新などの変化のスピードが速い場合、環境変化のスピード感を表現するためにドッグイヤーという表現が使われます。
AIやIoTなどが日進月歩の現在はドッグイヤーの真っ只中にいることが認識できるはずです。グーグルとアマゾンによるAIスピーカーを巡る先陣争い、自動運転における自動車メーカーとIT企業の開発競争など、多くの業界で事業環境が激しく変化していることが、毎日のように報じられています。

このような状況下では、ドッグイヤーを競合先よりも速く駆け抜けていけるようなマネジメント手法を習得することが期待されます。
具体的には業務のスピードを速めることが必須であり、競合先との時間勝負に勝てるようなタイムマネジメントのノウハウを身につけるべきです。

 

生産性の向上におけるタイムマネジメントの重要性

業務のスピードを速めることによって、結果として業務を開始して終了するまでの所要時間を短縮することができます。そして業務のスピードアップに成功すると、単位時間当たりの業務成果が高まって生産性が向上します。つまり業務のスピードアップは、生産性の向上をもたらすのです。

生産性の向上は、働き方改革が求められている今、注目度が高まっています。
働き方改革では勤務時間の短縮が期待されますが、生産性が向上されてこそ、経営的なメリットをもたらすことになるからです。

生産性を向上させるための方向は「価値増大」と「効率化」の2つに分けることができます。
1つ目の「価値増大」はインプットである業務の所要時間を一定にして、アウトプットの業務成果を高めることです。2つ目の「効率化」は業務成果を一定にして、インプットの所要時間を短縮する方向です。
タイムマネジメントのノウハウは、2つ目の「効率化」、つまり業務の所要時間を短縮することに貢献します。タイムマネジメントのノウハウによって「効率化」を実現することは、業務改革を通じて生産性を向上させることになります。

 

業務改革の切り口

業務改革には廃止、削減、簡素化、集約化、同期化、平準化、標準化、外注化の8つの切り口があります。

廃止とは、必要性が低い業務をやめることです。実例にはグループウェアを導入することによる社内稟議制度の廃止があります。
削減とは、人数や頻度などを減らすことです。実例にはテレビ電話の導入による出張回数の削減があります。

簡素化とは、業務処理の方法を簡便にすることです。実例にはロボティクス・プロセス・オートメーションと呼ばれるソフトウェアの導入による事務作業の自動化があります。ロボティクス・プロセス・オートメーションの活用実績には顧客のレンタル予約申し込み情報を再入力する作業の自動化などがあります。
集約化とは、分散処理している特定の業務を一部のメンバーや組織に集めることです。実例には造船業界における複数事業所で行っている基本設計と機能設計を本社設計部門への集約化があります。
同期化とは、順番に処理していた業務を並行して処理することです。実例に自動車メーカーなどのコンカレントエンジニアリングがあります。コンカレントエンジニアリングによって企画、設計、試作などの各工程を担当する組織が情報を共有して、前工程の完了を待たずに並行して業務を進めることができます。

平準化とは、担当者や時期による業務量のバラツキを是正することです。実例には多能工化があります。多能工化を導入すると1人で多種多様な業務を担当できるようになります。そして負荷が高いメンバーの業務を、他のメンバーに振り分けることで平準化が実現できます。
標準化とは、業務の進め方や方法のバラツキを是正することです。実例にはマニュアルの導入があります。マニュアルの導入による標準化は簡素化と組み合わせることで、高い効果を導き出すことができます。
外注化とは内部で行っていた業務を外部に委ねることです。実例にアウトソーシングがあります。技術開発におけるオープンイノベーションはアウトソーシングの一種です。

タイムマネジメントのノウハウである業務改革の8つの切り口を活用することで、ドッグイヤーを駆け抜けていくことが期待されます。

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