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無駄なことやってない?ECRSの原則で作業の効率化を図ろう

公開日:2017.08.28

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過剰な残業が問題視されている現代で「作業の効率化をしよう」という話になったことはありませんか?いざ、作業の効率化をしようと思っても「何から始めれば良いかわからない…」という方もいらっしゃるでしょう。

こういった場合、生産管理の分野で利用されている「ECRSの原則」を理解すれば、順序立てて作業の効率化を図ることができます。

 

ECRSの原則とは

「ECRSの原則」とは、Eliminate(排除)、Combine(統合)、Rearrange(交換)、Simplify(簡素化)の頭文字をとって作られた言葉です。「E→C→R→S」の順序で作業の見直しを行うことで業務改善していく考え方です。

 

Eliminate(排除)

「無駄な作業を行っていないか?」

普段行っている作業を全て洗い出し、不必要な工程を排除します。ECRSの原則では一番最初にすべきであり、それだけに効果は絶大。価値を生まない作業に大きな時間をかけるのは非効率となります。作業を排除すれば労力はそのまま引き算され、時間も体力も使わなくなるのです。

例えば、毎朝「朝礼スピーチ」をする会社があります。「朝礼スピーチ」とは、朝礼時に社員の代表(当番)が抱負を発表するというもの。もともと派遣技術者として様々な会社に出入りしていた私が驚いたのは、100名近くいる大きなフロアで当番が3分ほどスピーチをしている会社があるのです。

朝礼スピーチは当番が抱負のネタを考える時間と同時に、100名全員の作業時間が3分ずつ失われてしまいます。少なからず意味のあることなのかもしれませんが、会社単位で見れば毎日300分以上のロスとなります。価値を生むかどうかもわからないことに毎日フロア全員の時間を使うよりも、「朝礼スピーチ」は排除して作業をすぐ始めてしまった方が良いでしょう。

逆に、「重要な工程」を排除してしまうと問題は大きくなります。例えば、「メールのダブルチェック」を甘く見て怠ってしまった社員が、誤った情報を全体告知してしまった…なんてこともあります。「チェックなんて本人1人で十分」と考えて排除すると大きなリスクになってしまう場合もあるので、作業の重要性はしっかり確認してから排除しましょう。

 

Combine(統合)

「同時にできることはないか?」

作業の場所を一箇所にまとめたり、複数人がやっている重複作業を1つにまとめたりします。

例えば、「複数の会議を同時開催」することで、会議に集まるまでの時間や手間を短縮できます。何度も会議を行うたびに持ち出す資料を確認したり、移動したりするのはストレスと疲れの元となるので、一括でやった方が負担が少なくなるのです。

また、各部門で取っていた議事録も、一人が統括してまとめてメールで展開することで作業を効率化できます。今まで議事録を取っていた部下は会議に参加せず、別の作業に従事することで効率よく作業することができます。

個別の作業を一括管理できないかを考えると、業務効率がグッとアップするかもしれません。

 

Rearrange(交換)

「順序を変えることはできないか?」

作業の順序を変更することで、作業効率を上げることができる場合があります。

例えば、営業ルートの優先度と場所を考慮して、最短のルートを定期的に見直せば移動時間が大幅に短縮できます。

また、「人間は昼より朝の方が集中できる」ということを考慮して、思考が必要とされる作業を朝に、単純作業を昼に行うことも作業改善につながります。会社によっては、残業ではなく始業前に作業をするように仕向け、早朝早く出勤した人に購買で食べ物を無料配布している企業もあります。

 

Simplify(簡素化)

「もっと簡単にできないか?」

各工程の作業をもっと簡単にできないかツールの取り入れを実施したり、人によってムラが出やすい作業をマニュアル化したりします。

例えば、毎回打ち込んでいるメールの定型文「お疲れ様です。○○です。」「以上、よろしくおねがいします。」など入力変換設定しておくことで、タイピングの時間を短縮することができます。(例:「め1」と入力して変換するとメールの定型文「お疲れ様です。○○です。」と出てくる)

また、社員日報のフォーマットを「過去」「現在」「未来」と箇条書きする形式に修正することで、「まとめやすく、読みやすい」形となります。各社員の記載方法にムラを無くすことができると同時に、読む側にもストレスを軽減する効果があります。

「どうすれば作業がシンプルになるのか?」を見つめ直せば、難しく考えることなく作業ができるようになり、時間短縮だけでなく作業員の精神的な負担が大幅に減ります。

 

デスクの整理もECRSの原則で

もともとは工場の生産管理の分野で活用されていた原則ですが、ビジネスに活かすことができれば、「デスク整理」にも活かすことができます。

E:捨てても良いものはゴミ箱に捨てる。

C:ペン、紙類、本類など種類ごとに仕分けする。

R:仕分けしたものを各場所に片付ける。

S:よく使用するものは取りやすい場所に、次の日に使うものはデスクに残す。

何も考えずに机を片付けるよりも、圧倒的に考えることが少なく、素早く片付けることができます。デスク整理が上手くできない方は、一度試してみてはいかがでしょうか。

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渋谷航平

渋谷航平

富山県出身。成蹊大学理工学部卒業後、4年間プログラマーとシステムエンジニアを経験。仕事をしながらライティングを独学で学び、それをきっかけにアフィリエイトの存在を知り退職。現在はアフィリエイター、Webライターとして活躍中。

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